“Sta open voor verandering en automatisering”

Kies het juiste boekingssysteem voor jouw organisatie

Het overstappen naar, of in gebruik nemen van een boekingssysteem vergt de nodige kennis en tijd. Om dit proces zo goed mogelijk te laten verlopen is het belangrijk een aanbieder te kiezen die goed bij de onderneming en het team aan sluit. Waar moet je op letten, hoe gaat zo’n proces in zijn werk en wat zijn de voordelen van de verschillende systemen die op de markt aangeboden worden?

Wij gingen in gesprek met Wietze Bootsma, Head of Business Development Booking Experts (gericht op verblijfsrecreatie), Roel Masselink, Eigenaar Camping.care (gericht op verblijfsrecreatie) en Marthijn Wolting, Eigenaar Recras (gericht op dagrecreatie).

Hoeveel ervaring hebben jullie in de recreatiemarkt?

Wietze Bootsma – Booking Experts: “We zijn zo’n 12 jaar geleden begonnen met het aanbieden van ons boekingssysteem en daarnaast hebben veel van onze teamleden ervaring opgedaan in de markt, aan de kant van de vakantieparken en campings. Zo begrijpen we onze klanten en hun problemen ook heel goed en kunnen we daar snel op inspelen en soms het probleem zelfs al voor zijn. Deze ervaring wordt ook erg gewaardeerd onder onze klanten.”

Marthijn – Recras: “We hebben heel veel ervaring in deze markt. Twee van de drie eigenaren, waaronder ikzelf, hebben al sinds de start van Recras een eigen recreatiebedrijf in Drenthe. Recras is ook ontstaan vanuit de behoefte om administratief werk zo veel mogelijk te automatiseren. We zijn namelijk liever bezig met het organiseren van mooie uitjes.”

Roel Masselink – Camping.care: “Wij zijn in 2017 begonnen, de schoonouders van mijn collega Arjen hadden een camping en zochten naar een geschikt reserveringssysteem. Arjen kwam met de vraag of ik hier iets voor kon maken. We zijn hier toen samen voor gaan zitten en zagen dat veel systemen onnodig complex waren. Dat was het uitgangspunt waar wij mee begonnen, in onze basis nemen wij alle beslissingen vanuit het oogpunt van de campingeigenaar, we ontwikkelen de software op basis van de feedback van de camping ondernemers.”

Zijn jullie er voor de grote of kleine ondernemers, of beiden?

Roel Masselink – Camping.care: “Wij zijn er voor beiden en zijn daarnaast ook internationaal georiënteerd. We hebben klanten met tien plekken op boerencampings, maar ook grotere groepen en ketens met bijvoorbeeld meer dan twintig parken. Neem bijvoorbeeld TCS in Zwitserland, zij zijn de ANWB van Zwitserland en hebben zelf 24 campings in beheer, die zijn onlangs allemaal overgestapt naar camping.care en daar hebben we een totaaloplossing geleverd. Doordat we de kleine maar ook grotere partijen bedienen, bieden wij drie verschillende pakketten aan, zo heb je een basic, een premium en een enterprise abonnement. Dit hangt ook wel af van de wensen van de klant, bij een groter pakket zitten meer functionaliteiten en bij de enterprise oplossing bieden we een meer tailored pakket aan.”

Marthijn – Recras: “Beiden. Of je nu drie kano’s verhuurt of complexe meerdaagse arrangementen aanbiedt, iedere recreatieondernemer kan Recras op zijn manier inrichten en inzetten om activiteiten te verkopen. Onze klanten zijn heel divers in grootte en aanbod. We zijn het nr. 1 boekingssysteem voor klimparken in Nederland. Maar we hebben ook een flink aantal outdoorbedrijven, zwemplassen, indoor-recreatie en verhuurbedrijven tussen onze leden zitten. Op dit moment hebben we ruim 350+ klanten verspreid over heel Europa.”

Wietze Bootsma – Booking Experts: “Wij zijn er voor elke ondernemer die zich goed voelt bij ons bedrijf en onze oplossingen. We automatiseren kleine organisaties met 10 accommodaties, maar ook zeker de grotere bedrijven zoals Topparken en de Beerze Bulten. Met ons systeem bedienen we ook veel bedrijven die woningen verhuren voor eigenaren. In ons boekingssysteem hebben we dan ook een speciale eigenaren omgeving waar alle verhuurinformatie en afrekeningen in staan.”

Welke voordelen heeft jullie systeem, en wat maakt het uniek?

Marthijn – Recras: “Recras is slimme software voor recreatiebedrijven. Het systeem bestaat uit twee onderdelen: een reserveringssysteem voor het beheer van boekingen en een administratiesysteem voor het managen van je bedrijfsvoering. Het systeem brengt daarbij boekingen en de bijbehorende bedrijfsvoering samen. Recreatieondernemers hebben daardoor nog maar één systeem nodig voor boekingen, planning en administratie. Daarnaast is Recras sterk in het automatiseren van repeterende taken. Doordat boekingsinformatie, klantgegevens, planning en administratie met elkaar gekoppeld zijn, zal Recras je veel administratieve handelingen uit handen nemen. Want laten we eerlijk zijn, het runnen van een recreatiebedrijf is vooral heel veel administratief werk.”

Wietze Bootsma – Booking Experts: “Toen wij twaalf jaar geleden begonnen deden we dat middels een native cloud oplossing, dus geen gebruik van oude systematieken (zoals lokale installaties), waardoor we heel schaalbaar zijn als bedrijf en product. We hebben onder andere een eigen channel manager gebouwd in ons boekingssysteem met koppelingen naar alle grote kanalen als Booking.com, Belvilla, Heerlijkehuisjes en Hometogo. Ook zijn we gekoppeld met Qenner en Smarthotel. We zijn dus altijd online georiënteerd geweest en hebben hier in de markt dan ook de meeste ervaring in. Daarnaast bieden wij een open marketplace aan, je kunt het namelijk nooit allemaal alleen doen. Uiteraard zitten alle essentiële onderdelen wel gewoon in ons Booking Experts systeem en hebben we de essentiële integraties ook zelf in beheer, maar we begrijpen de wens om maatwerk te kunnen bouwen of te koppelen met externe software tools. Zo denkt men wel eens dat je bij ons ook een website moet afnemen omdat wij dit ook aanbieden, maar dat is helemaal geen must. Onze core is het PMS-boekingssysteem, en daarnaast is er geheel eigen keuzevrijheid voor andere leveranciers als Holiday media, Snakeware of een lokale webbouwer.”

Roel Masselink – Camping.care: “Wij hebben een innovatief product, ons systeem is al ‘futureproof’. Wij zijn helemaal in de cloud, ons systeem is ook mobiel georiënteerd, dus je kunt ook via je mobiel inloggen of waar en waarmee je wilt. Daarnaast zijn wij het eerste PMS-systeem in de wereld dat helemaal headless is. Dat is een wat technisch verhaal, maar het komt erop neer dat ons systeem daardoor veel flexibeler is dan andere systemen en dat bespaart campings uiteindelijk veel geld en tijd omdat integraties met een slagboom of andere partijen veel makkelijker gemaakt wordt.”

Is een overstap veel gedoe, en hoe gaat zo’n proces in zijn werk?

Marthijn – Recras: “Iedere overstap naar een ander systeem kost altijd wat inspanning, zelfs met een migratie tool. Nieuwe leden helpen we daarom in het begin altijd met inrichten en geven technische ondersteuning waar nodig. Daarnaast is onze support altijd per telefoon of e-mail bereikbaar. Bij Recras begint het met een boeking. Tijdens de inrichting nemen we het boekproces als uitgangspunt en helpen we ondernemers in vijf basisstappen met inrichten. Vanuit die stappen kan een recreatieondernemer extra personeel, leveranciers, uitgebreide contactmomenten, etc. toevoegen. Iedere ondernemer kan het systeem zo inrichten dat het past bij het bedrijf.”

Roel Masselink – Camping.care: “We doen heel veel overstappen. Het is eigenlijk best makkelijk, we kunnen alle gegevens overzetten en alle koppelingen met externe systemen zijn over te nemen en bieden wij ook aan in ons systeem. Ook met alle websitebouwers kunnen wij werken. Ik zeg altijd, de grootste impact voor de ondernemer is het wennen aan een nieuw systeem. Ons programma is heel vooruitstrevend, dat kan lastig zijn voor een ondernemer om in het begin aan te wennen, maar voor de toekomst ben je dan wel helemaal voorbereid en zijn er geen nieuwe features waar je weer aan moet wennen als team.”

Wietze Bootsma – Booking Experts: “Nee, het ‘gedoe’ zit voornamelijk in het omarmen van een nieuw systeem door de gebruiker zelf. Functies omtrent import en export zijn ingebouwd in Booking Experts, waardoor de migratie soepel kan verlopen. Recreatiebedrijven zien soms op tegen de overstap omdat dit bij andere systemen erg moeizaam ging. Maar bij ons krijgen we juist vaak feedback dat dit reuze meeviel en makkelijker te begrijpen was dan gedacht. Laatst zei een klant nog dat ze het inrichten van het nieuwe systeem eigenlijk wel een feestje vonden. Er is naar mijn idee ook bijna geen gebruiksvriendelijker reserveringssysteem in de recreatiemarkt te vinden, hierdoor kunnen nieuwe medewerkers er met enkel basiskennis al snel mee werken. Daarnaast is er altijd een onboardingsspecialist die het hele proces begeleid en bieden we cursussen aan voor medewerkers om het systeem te leren kennen.”

Foto: Dick Ruumpol (ook headerfoto credits)

Hebben jullie met jullie systeem nog toekomstplannen qua uitbreiding of innovatie?

Wietze Bootsma – Booking Experts: “Booking Experts heeft een product & engineering team van momenteel 26 collega’s. Wij willen de innovator in de markt zijn en voorlopen op de nieuwste technieken, daarbij hoort het ontwikkelen van nieuwe functionaliteiten en onder andere nieuwe koppelingen maken. We zijn actief in 14 landen en hebben nu de focus op internationale groei, hiervan leren we super veel en kunnen we veelal ook toepassen in de Nederlandse markt.”

Marthijn – Recras: “We blijven natuurlijk iedere dag werken aan de doorontwikkeling van Recras. Mede door onze jaarlijkse enquête onder onze leden groeit de lijst met wensen al jaren gestaag. We gaan o.a. aan de slag met het design zodat Recras nog intuïtiever werkt. Verder houden we goed de ontwikkelingen in de markt in de gaten en kijken we naar koppelingen met in-check en betaal-zuilen.”

Roel Masselink – Camping.care: “Ons systeem is op dit moment gereed voor de toekomst. Wel zijn we ons Frans avontuur nu ook begonnen en hebben we inmiddels een Frans team opgezet. Binnenkort zullen we ook gaan komen met een partnerprogramma, dit zal inhouden dat specialisten ons kunnen helpen de software te implementeren in een bedrijf. In Nederland gaat dit gemakkelijk zelf, maar in Finland is dit bijvoorbeeld een ander verhaal en zijn de lokale specialisten daar beter in vanwege de cultuur en ervaringen in zo’n land.”

Welke tips hebben jullie nog voor ondernemers die zoekende zijn naar een boekingssysteem?

Roel Masselink – Camping.care: “Kijk vooral ook technisch naar een systeem, laat een onafhankelijke partij hier naar kijken. Er zijn systemen die werken met oude functies, en dan weet je dat er veel veranderingen aan gaan komen, is dat dan wenselijk. Of als ze niet zullen innoveren, moet je als onderneming weer overstappen.”

Wietze Bootsma – Booking Experts: “Ga het gesprek aan, maar laat de verschillende aanbieders ook vooral hun systeem presenteren. Kijk naar welke functionaliteiten het systeem nu al heeft en niet wat ze beloven om nog te gaan bouwen. Zie daarnaast niet op tegen een migratie, er zijn voldoende specialisten die hierbij kunnen helpen en sta open voor verandering en automatisering. Zie het als een kans voor je bedrijf. Een moment om goed te kijken naar je processen en wat er allemaal te winnen valt. Bijvoorbeeld een hogere omzet, een kostenbesparing of een betere gastbeleving.”

Marthijn – Recras: “Bedenk goed in welke doelen en ambities een reserveringssysteem jou moet ondersteunen. Ieder systeem pakt het net weer wat anders aan, en dat kan een wereld van verschil zijn met de implementatie ervan in jouw recreatiebedrijf.”

Meer informatie over Recras: recras.nl

Meer informatie over Camping.care: camping.care

Meer informatie over Booking Experts: bookingexperts.com